Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling

Om beter te kunnen in spelen op veranderingen in de samenleving, de inhoudelijke ambitie van het gemeentebestuur en de veranderende rol van de gemeentelijke overheid zijn ook in 2020 verbeteringsprocessen doorgevoerd binnen de organisatie en haar structuur. De vastgestelde organisatievisie is daarbij richtinggevend. De ingezette veranderingsprocessen beogen een gezonde balans tussen o.a. de ambities en de benodigde capaciteit (kwantitatief en kwalitatief).

In het begrotingsjaar 2020 is wederom een stap gezet voor het op orde krijgen van de personele formatie. Personele vraagstukken werden bezien in samenhang met verbetering van interne processen en ontwikkelingen rond de informatievoorziening. Een belangrijke voorwaarde hierbij is de verdere digitalisering ervan. Dit is echter een traject van meerdere jaren. De huidige arbeidsmarkt laat zien dat sommige functies binnen de organisatie moeilijk invulbaar zijn. Deze trend zich naar verwachting ook in 2021 voortzetten. Daarnaast is soms ook een tijdelijke kwalitatieve impuls nodig voor primaire werkprocessen of lopende projecten. Door die omstandigheden blijft inhuur van belang om zorg te kunnen blijven dragen voor continuïteit van werkprocessen en kwaliteit van resultaten.

De gemeentelijke organisatie heeft zich in 2020 verder ingezet om de organisatie en de daarin werkzame medewerkers door te laten ontwikkelen. De voor 2020 geformuleerde doelen waren o.a.:

1. Invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra);
2. Verdere uitwerking van heldere HR regelingen en processen;
3. Invoeren E-HRM;
4. Invoering van Performance Management en persoonlijke ontwikkelplannen;
5. Inkopen inhuur via het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS);
6. Professionaliseren van de arbeidsmarktcommunicatie.

De invoering van de WNRA is succesvol afgerond, er zijn meerdere HR-regelingen opgesteld of geactualiseerd en zijn nieuwe afspraken gemaakt voor een effectiever beleid t.a.v. functioneren en beoordelen en ontwikkelafspraken. Daarnaast is medio 2020 een aanbestedingsprocedure doorlopen voor een toekomstgericht e-HRM systeem. Een systeem om als werkgever meer in control te komen met diverse HR-processen. Inmiddels is een aanvang gemaakt met de verdere implementatie van dit systeem. Vanaf 2020 publiceert de gemeente alle aanvragen voor inhuur derden op het DAS. Het DAS is een transparant aanbestedingsinstrument, welke laagdrempelig is voor ZZP-ers en het MKB. Hierdoor voldoet de gemeente beter aan de rechtmatigheidseisen bij inhuur van derden. Het professionaliseren van de arbeidsmarktcommunicatie is als prioriteit voor 2021 afgesproken.

Continuïteit van werkprocessen in combinatie met nieuwe uitdagingen, en zonder de kwaliteit van resultaten uit het oog te verliezen, was de grote uitdaging in 2020. Het jaar waarin het coronavirus Nederland in zijn greep kreeg. En daarop afgestemde maatregelen een grote invloed kregen op de manier waarop we met z’n allen werken. De gemeentelijke organisatie heeft laten zien zich aan te kunnen passen aan de veranderingen en uitdagingen die het coronavirus met zich meebrengt.

De aanleiding was misschien wrang, maar de coronatijd heeft de organisatie gedwongen tot andere manieren van werken en pre-corona routines te bespreken en her te ontdekken. Manieren van werken, organiseren en omgang met elkaar (en wat ze teweegbrengen) vormen het aangrijpingspunt om van ‘tijdelijke’ veranderingen in het heden toe te werken naar veranderingen voor de langere termijn. Het vormt een uitdaging voor de gemeente als lerende organisatie. Welke mix van werkwijzen van gedragingen draagt precies bij aan een effectieve, veilige en plezierige werkomgeving voor de toekomst. En welke motivatie, capaciteiten en vooral de benodigde support ligt daaraan ten grondslag. Vraagstukken voor nu en de nabije toekomst waar de organisatie zich op moeten zal richten. Een terugkeer naar een identieke situatie als vóór de coronacrisis ligt niet langer voor de hand. 

Personeelsomvang
De feitelijke ambtelijke bezetting binnen de organisatie (289,8 fte) is ten opzichte van de voor 2020 geraamde primitieve formatie (289,7 fte) nagenoeg daaraan gelijk. Hierbij moet worden aangetekend, dat een aantal vacatures binnen de organisatie per 31-12-2020 nog niet was ingevuld. Enkele van deze vacatures bleken moeilijk vervulbaar. Rekening houdend met die vacatures zou de formatie per 31-12-2020 hoger zijn uitgevallen dan vooraf was geraamd. Een verdere decentralisatie van Rijkstaken en het hoge ambitieniveau van de gemeente, welke zich o.a. vertaalt in een groot aantal lopende projecten, is met name debet aan die formatie-ontwikkeling. Daarnaast is er voor gekozen om voor de bedoelde projecten, maar ook voor de extra ondersteuning t.b.v. de getroffen coronamaatregelen, in te zetten op externe inlening om het werkaanbod op te kunnen vangen. Factoren voor die keuze waren o.a. de gewenste expertise, tijdelijkheid van specifiek werkaanbod, ondersteunende diensten en het opvangen van personele frictie.

Deze flexibele schil biedt de gemeente de gelegenheid haar vaste formatie en bezetting stapsgewijs verder af te stemmen op een voor de toekomst gewenste invulling van een wendbare organisatie. Een flexibele schil ondersteunt de organisatie daarbij. Het biedt de organisatie de kans haar verbeteringsprocessen gericht op meer efficiëntie en effectiviteit verder te realiseren. En onder gelijktijdige invulling van het bestuurlijk ambitieniveau en continuering van bedrijfsprocessen.

Een flexibele schil met externe inlening heeft dan wel in 2020 hogere lasten met zich meegebracht dan ten opzichte van een vaste personele bezetting. En de verwachting is dat dat de komende tijd ook niet zal wijzigen. Gebleken is, dat de flexibele schil een onmisbaar instrument is om organisatiedoelen, en ook die voor 2020, te kunnen realiseren. De flexibele inzet met externe inlening is in 2020 deels gefinancierd vanuit vacante formatieruimte in 2020. En deels met extra, en bijvoorbeeld op projectbasis, daarvoor beschikbaar gestelde gelden.

De realisatie per 31-12-2020 met betrekking tot het actief ambtelijk personeel en bestuur (exclusief externe inlening) laat een onderbesteding zien ten opzichte van de primitieve raming personele uitgaven 2020 van € 946.539. Deze onderbesteding is met name toe te rekenen aan een latere, en (nog) niet ingevulde vacante formatie in 2020.
Voor wat betreft de uitgaven externe inlening over het boekjaar 2020 is binnen de jaarrekeningstaat personele uitgaven een bedrag verantwoord van € 1.951.754. De dekking voor die uitgaven wordt gevonden door de hiervoor genoemde onderbesteding op formatie, het standaard budget inlening personeel voor frictie van € 250.000 en de voor het boekjaar 2019 extra beschikbaar gestelde gelden voor inlening ten behoeve van specifieke werkzaamheden. Het bedrag van € 1.951.754 is exclusief de kosten van externe inlening verbonden aan enkele projecten waarvoor een afzonderlijke dekking in de (programma)begroting is aangewezen.

In de begroting 2020 is een structurele, oplopende taakstelling op de formatie opgenomen. Deze taakstelling wordt behaald door op meerdere onderdelen formatie in te leveren (bv. 1 fte directie)

Vacatureruimte
Vanaf het begrotingsjaar 2020 wordt verder invulling gegeven aan de vacante formatieruimte. Die invulling richt zich dan op de voorgestane organisatieontwikkeling. Een ontwikkeling afgestemd op de ambities, missie/visie en kernwaarden van de gemeente. En vertaald vanuit de (meerjaren-) programmabegroting.  Aandachtspunt voor de komende jaren blijft de verwachte natuurlijke uitstroom van medewerkers. Maar ook het ontstaan van nieuwe functies door een veranderend werkaanbod en behoeften vanuit de samenleving.

De arbeidsmarkt staat onder druk. Dat merken ook overheden bij het aantrekken van nieuw personeel. En met name voor functies met een specialistische kennis en ervaring. Er ligt een focus op het aantrekken van jongere medewerkers die zich verder kunnen ontwikkelen en kunnen doorgroeien. En die waar mogelijk te zijner tijd kunnen instromen in functies die door natuurlijk verloop vrijkomen. De gemeentelijke organisatie kent een vergrijzing. De gemiddelde leeftijd van de medewerker gemeente Edam-Volendam is rond de 48 jaar. Die vergrijzing in combinatie met de druk op de arbeidsmarkt en de hiervoor al geschetste organisatie- en maatschappelijke ontwikkelingen vraagt de komende jaren om pro actief regie te nemen en te houden. Een regie met o.a. een focus op strategische personeelsplanning. Te weten: het voorbereiden, vormgeven en implementeren van strategisch beleid rond de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. 

Inhuurkosten
Een onderdeel van de bedrijfsvoering betreft de inzet en daarmee het kostenonderdeel externe inlening.  Deze inlening is onderdeel van de zgn. flexibele schil binnen de personele bezetting. Er wordt naar gestreefd om de uitgaven rond externe inlening zoveel als mogelijk beperkt te houden binnen de afspraken. Daarbij wordt altijd eerst gekeken naar mogelijke interne oplossingen, alvorens er extern ingehuurd wordt. Waar nodig wordt er ingehuurd als tijdelijke invulling op projecten als de gemeente zelf niet over o.a. daarvoor benodigde specialistische kennis beschikt.

Zoals hiervoor al is aangegeven wordt bij de inzet van inhuurkrachten onderscheid gemaakt tussen inhuur ten laste van vacante formatieruimte enerzijds en inhuur voor de realisatie van specifieke projecten anderzijds. De eerste betreft feitelijk de vervanging in verband met vacatures of bijvoorbeeld de voorziening in personele frictie, waaronder ziekte/arbeidsongeschiktheid. Dekking hiervan wordt zoveel mogelijk gevonden in de aanwezige onderbesteding van het salarisbudget. Voor de tweede soort inhuur zijn specifieke exploitatiebudgetten of investeringsbudgetten beschikbaar.

Jaarlijkse aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen
In de begroting 2020 en de daaraan gekoppelde meerjarenraming zijn verplichtingen opgenomen, die voortvloeien uit wachtgelden/pensioenen wethouders, werkgeverslasten overige post-actieven. Voor de vakantiedagen wordt uitgegaan van een jaarlijks gelijkmatige opname. De verplichtingen met betrekking tot de wachtgelden van gewezen wethouders zijn in overleg met de accountant ondergebracht in een daartoe strekkende voorziening, geregistreerd onder nr. 97490 (Voorziening Appa). Voor 2020 zijn de volgende uitgaven gerealiseerd.