Coalitieakkoord
lnkoop- en aanbestedingsbeleid zal nader worden bezien, zowel financieel, op het gebied van voorwaarden als qua control. Ook zullen maatschappelijke verantwoordelijkheden meegewogen worden.
Wat willen we bereiken?
De gemeente koopt voor circa € 58 mln. per jaar in. Al enkele jaren heeft de gemeente in de goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening een beperking op de rechtmatigheid als het gaat om inkoop en aanbesteding. Deze beperking wordt mede veroorzaakt omdat, met terugwerkende kracht, een periode van 4 jaar in ogenschouw wordt genomen. De ambitie is dan ook om in 2021 een goedkeurende accountantsverklaring zonder beperkingen op het gebied van rechtmatigheid te krijgen: dit betekent derhalve dat een verbetering van de huidige rechtmatigheid van de aanbestedingen noodzakelijk is.
Het verbeteren van de doelmatigheid van aanbestedingen door o.a. waar mogelijk raamcontracten te sluiten, marktonderzoeken te doen, etc.
Het rechtmatig in de markt zetten van 'Inhuur van Derden'.
Het inrichten , binnen de gemeentelijke organisatie, van de 'inkoop functie' met heldere bevoegdheden en richtlijnen.
Het verbeteren van de sturingsinformatie waardoor de organisatie 'in control' kan komen waar het gaat om inkoop en aanbesteding
Wat gaan we daarvoor doen?
- Inbedding en evaluatie van het nieuwe gemeentelijke inkoopbeleid:
- Laatste stuk uitrollen van het Implementatieplan Inkoop;
- Medewerkers in het primair proces verder op te leiden op het gebied van aanbestedingsrecht en doelmatig aanbesteden
Wat hebben we daarvoor gedaan?
- Het inkoopbeleid is geëvalueerd en geactualiseerd.
- De gemeentelijke inkoopvoorwaarden zijn geactualiseerd.
- Het (eigen) team inkoop, bestaande uit een inkoopregisseur en drie inkoopadviseurs is geformeerd en is gestart met de benodigde opleiding(en).
- Inzet van externe inkoopexperts is stapsgewijs teruggebracht naar max. 40 uur per week. Deze externen verzorgen (de meer complexe) aanbestedingsprocedures en coachen en begeleiden het (eigen) inkoopteam.
- Elke afdeling heeft zijn eigen inkoopadviseur. Dit draagt bij aan een verdere bewustwording binnen de organisatie. Via een daartoe ontwikkeld intakeformulier wordt bezien welke aanbestedingsvorm het meest geëigend dan wel voorgeschreven is.
- De aanbestedingskalender wordt dynamisch bijgewerkt, waardoor actuele informatie over welke aanbestedingen aan de orde dan wel gepland zijn, altijd voorhanden is.
- Aan de hand van spendanalyses wordt periodiek gecheckt of rechtmatig en doelmatig wordt aanbesteed. Indien daaruit blijkt dat op andere wijze aanbesteed (had) moet(en) worden, worden deze aanbestedingen toegevoegd aan de aanbestedingskalender.
- Ten behoeve van Stichting Werkplus is door de gemeenteraad het alleenrecht gevestigd.
- In 2020 is een aanzet gemaakt tot het opzetten van contractmanagement en -beheer met een daarbij behorend contractenregister.