Wij vinden het belangrijk dat het management en bestuur beter in positie komt en dat (interne) sturing en verantwoording wordt versterkt. Hiertoe zijn in de begroting 2019 diverse speerpunten benoemd waar we de komende jaren aan gaan werken.
Wij streven naar operational excellence. Wij vinden het belangrijk de komende jaren de ‘basis op orde’ te brengen en door te ontwikkelen. Hiertoe zijn in 2020 verdere verbeteringen doorgevoerd en/of in gang gezet.
Dit betreft:
- Verder invoeren verplichtingen administratie
- Inrichten van een Meerjarig Investeringsplan (MIP)
- Koppeling tussen de financiële administratie en het Planning en Control systeem (LIAS)
- Lopende activa projecten opnemen in de financiële administratie (intra-comptabel)
Verder zijn er wederom verbeteringen doorgevoerd in de financiële administratie waarmee minder handmatige werkzaamheden uitgevoerd hoeven te worden.
Invoering verplichtingenadministratie
In het kader van het verbeteren van de interne sturing is in 2019 de mogelijkheid ingericht om verplichtingen vast te leggen. In combinatie met e-facturatie wordt het mogelijk om een deel van de facturenstroom digitaal af te handelen. In stappen wordt de verplichtingen administratie ingevoerd in de organisatie. In 2020 zijn uitgaven t.b.v. de ruimtelijke ontwikkelprojecten en externe inhuur gestructureerd ingevoerd. Waar mogelijk worden ook andere inkopen opgenomen
Inrichten van een Meerjarig Investeringsplan
In LIAS zijn m.i.v. 2020 alle investeringen opgenomen. In de commissie P&CAR is beging 2021 een toelichting gegeven op de inrichting en de werking van het MIP.
Koppeling tussen de financiële administratie en het Planning en Control systeem (LIAS)
De koppeling tussen beide systemen is gerealiseerd. De meerwaarde hiervan is dat in 2021 rapportages over begroting en voortgang op de begroting (financieel) uit één systeem gehaald kunnen worden. Vanuit het financiële systeem is de realisatie op budgetten in LIAS beschikbaar.
Lopende activa projecten opnemen in de financiële administratie (intra-comptabel)
De afgeronde en lopende activa zijn nu onderdeel geworden van de financiële administratie. De realisatie van afgeronde investeringen (kapitaallasten) zijn gekoppeld aan LIAS waarmee een totaaloverzicht ontstaat in het MIP van afgeronde, lopende en nieuwe (vervangings-) investeringen
Herziening beleid reserves en voorzieningen
In 2019 zijn verscheidene grote beheersplannen voor kapitaalgoederen geactualiseerd. een administratief knelpunt hierbij was dat de beschikbare reserves niet aansloten op de meerjarenplannen. Met de vaststelling van de beheersplannen voor onder meer Bruggen Wegen en Havens zijn de betreffende reserves aangepast naar egalisatie reserves. Jaarlijks vinden stortingen en onttrekkingen plaats afhankelijk van de werkelijke uitgaven. De gemeente beschikt over een aanzienlijk aantal reserves in vergelijking tot andere organisaties. Voor 2020 was een herijking voorzien van de nota Reserves en Voorzieningen. Mede gelet op de wisseling van accountant is dit uitgesteld naar 2021.
Rechtmatigheidsverklaring
Onderdeel van de jaarlijkse accountantsverklaring bij de jaarrekening is de zogenaamde rechtmatigheidsverklaring. Met ingang van 2021 moet elk college van B&W een eigen rechtmatigheidsverklaring afgeven bij de jaarrekening. In 2020 zijn verschillende acties in gang gezet